De nombreuses activités sont aujourd’hui externalisées dans les sociétés (comptabilité, SAV, support informatique, fabrication, etc …), mais les activités de R&D restent le plus souvent intégralement réalisées en interne. Est-il possible d’externaliser ces activités, et surtout pour quel gain ?

2 types de R&D ?

Certaines activités de R&D sont vitales pour une entreprise, et en particulier pour les entreprises de nouvelles technologies, elles constituent leur raison d’être. Comment imaginer qu’une entreprise qui développe des logiciels d’IA externalisent le développement des algorithmes ? C’est bien entendu impossible et cela exposerai la société à des risques bien trop importants. Il est donc nécessaire que les entreprises conservent leur R&D « cœur » en interne.

Néanmoins, dans les activités de R&D d’une entreprise, tout n’est pas « cœur ». Les entreprises ont la plupart du temps l’impression que l’ensemble du produit qu’elles commercialisent est leur cœur de métier. C’est une erreur, et il est nécessaire avant toute externalisation de faire le bilan « Make or Buy » sur les activités de R&D. Une société à tout intérêt à focaliser son énergie et son argent pour développer son cœur de métier et de confier en externe le développement des autres sous-systèmes.

Il est compliqué pour un ingénieur (je suis bien placé pour le savoir …) de considérer que certaines parties de son produit peuvent ne pas être développées par ses soins. Mais il est du rôle du chef de projet de concentrer l’énergie là où l’impact est le plus fort. Les activités identifiées comme « non-cœur » sont alors externalisables, voyons désormais pour quels bénéfices.

Les bénéfices de l’externalisation

Une fois l’aspect « risques » abordé sur les sujets R&D cœur de métier, quels sont les bénéfices d’externaliser des activités ? Cela prend du temps de faire des spécifications, de suivre le prestataire et de valider ce qu’il a développé … A moins de prendre conscience que ces tâches doivent être faites même si vous réalisez le développement en interne !

On a toujours l’impression que de garder les activités de R&D en interne nous absout de rédiger des spécifications, et que nous pouvons changer constamment d’avis au nom de la désormais sacro-sainte Agilité. Ce concept d’Agilité, employé à l’origine pour garder de la souplesse lors de modifications importantes de spécification, est désormais utilisé pour lancer un projet en vitesse, sans données d’entrée et sans cadre ! Que ce soit en interne ou en externe, les résultats ne seront probablement pas ceux attendus. A regarder de plus près, externaliser une activité de R&D force à rédiger des documents de cadrage qui sont bénéfiques au projet. Seule la phase de consultation de potentiels prestataires peut augmenter les délais … En êtes-vous vraiment sûrs ?

Une des raisons pour lesquelles des sociétés externalisent leur R&D est le manque de ressources disponibles en interne. En effet, les phases de R&D sont cycliques et il est compliqué de staffer continuellement un BE. S’entourer d’un partenaire de R&D apparait alors comme la solution pour ne pas retarder vos cycles de développement.

Il peut aussi s’agir d’aller chercher des compétences non présentes dans la société, ou d’aller chercher une structure réactive et agile (au bon sens du terme) pour accélérer vos cycles de développement. Ce qui signifie réaliser des cycles de conception / prototypage / tests rapides pour valider rapidement les points risqués du projet.

Baisser ses coûts de développement peut aussi être une des raisons de l’externalisation. En effet, le BE externe communalise à plusieurs clients l’ensemble des outils du concepteur, de la licence de logiciel (CAO, simulation …) aux machines de prototypage. De plus les structures de BE externalisée ont souvent une taille limitée ce qui permet de mieux contrôler les coûts fixes et donc être compétitif.

Quelles sont les règles d’or de l’externalisation de votre R&D ?

Comme dans tout partenariat, il y a des règles à suivre pour assurer un cercle vertueux dans la relation client / prestataire. Un des premiers points concerne la Propriété Intellectuelle (PI). Vaste sujet, responsable de débats interminables et toujours ouverts … Le deal gagnant – gagnant mise en place par SOREAM avec ses clients est que la PI appartient au client pour ce qui est développé dans le cadre du projet, avec une autorisation pour SOREAM d’utiliser les résultats de cette PI dans d’autres domaines que celui dans lequel exerce le client. Le client est alors protégé de ne pas retrouver un produit dont il a payé le développement chez un concurrent, et cela permet au prestataire de continuer à développer la technologie sur d’autres projets. Et finalement au bénéfice du client, car la maturation de la technologie sur d’autres projets peut avoir un impact très positif sur le produit initialement développé !

Une autre règle importante, qui concerne un point de douleur de l’externalisation consiste à « dire ce que l’on fait et faire ce que l’on dit ». Le prestataire se doit de soumettre au client un document de proposition de prestation, avec l’ensemble des activités décrites. C’est assez contraignant aux premiers abords, mais c’est plus que nécessaire pour s’assurer d’une relation saine.

Une dernière règle (il y a en a beaucoup d’autres, mais je vais m’arrêter là pour ce billet …) est l’engagement de résultat. Un client ne peut accepter un engagement de moyen sur un projet de développement produit. A quelques exceptions près (projet de recherche …), le prestataire doit être capable de donner des garanties de résultats sur ses activités. Quitte à allotir sa proposition en mettant des points de chiffrage intermédiaires, mais les lots commandés doivent toujours reposer sur une obligation de résultat.

Appropriez-vous les résultats de votre R&D !

Les livrables d’une activité de R&D ne sont pas uniquement des plans pour production, ce sont aussi les connaissances qui ont été acquises lors du projet. Il est important pour vous de capitaliser le savoir faire qui a été développé par votre prestataire, pour faire évoluer aussi votre perception du produit. Il est nécessaire d’accorder du temps à cet échange, durant le projet ou à son issue. SOREAM propose systématiquement une réunion de clôture qui permet de transférer les savoirs qui ont été créés lors du projet pour les transmettre à son client.

Vers plus d’activités de R&D externalisée ?

Une des raisons les plus évidentes du défaut d’externalisation des activités de R&D est la difficulté à délimiter le périmètre d’intervention. Une solution peut être de prendre des sous-traitants en régie qui vont intervenir au sein de l’équipe projet et de les micro-manager à la journée. Mais cette solution de facilité n’optimise en aucun point les bénéfices liés à l’externalisation de la R&D. Vous bénéficierez dans ce cas tout au plus de l’expérience de la personne en AT dans vos locaux et non de l’expérience de l’entreprise au global. Côté suivi projet, vous n’obtiendrez pas dans le même temps un profil spécialisé dans le développement produit en même temps et un bon technicien. Et le fait de l’intégrer dans vos équipes vous force à payer sa prestation plein temps, même lors de phases d’attente dans le projet (pour ne pas perdre la continuité projet).

Ayant identifié cette difficulté d’accession à la prestation de développement produit sur le cadrage du périmètre d’intervention, SOREAM accompagne ses clients dans leur volonté d’externalisation des activités de R&D. Nous sommes présents à vos côtés dès la phase Etude Amont Produit, qui va vous permettre d’émettre une première spécification, et donc de vous donner les clefs pour accéder aux bénéfices de l’externalisation.

Alors, prêts à optimiser vos activités de R&D ?